CASO #54

Ese señor ya no trabaja aquí.

Un director de secretaría del Municipio sale de su oficina por última vez con una caja de resmas. Adentro van un cargador que no es suyo y un diploma que nunca alcanzó a colgar. Devuelve el computador, el carné, las llaves y una clave que esa tarde deja de servir. Un funcionario de Talento Humano, esfero en mano, verifica que el inventario cuadre y ambos firman un acta. Todavía le falta jurar ante la Contraloría qué bienes tiene, hasta el carro.

Ese señor sabe por qué algún trazado vial no pudo ir por donde le tocaba, cuál de los tres estudios ya pagados sirvió para algo y cuáles terminaron de pisapapeles, con qué dirigente barrial no hubo acuerdos y qué se intentó en 2019 que nadie quiere volver a mencionar. Nada de eso va en el acta ni en la declaración. No hay casillero.

Nadie le preguntó nada y se pisó.

Y ahí quedó su breve paso por la cosa pública. El acta contiene exactamente lo que la norma manda, ni una coma más. En diciembre, el alcalde anunció catorce cambios en su gabinete y descartó tocar Movilidad porque la estabilidad importa para la continuidad de los planes municipales. Tiene razón, pero lo que viene pasa igualito.

El acta se rige por una norma nacional de archivos, vigente desde 2019, según la cual los archivos respaldan las decisiones y la memoria de la administración pública. Memoria, así mismito, con el sello del Estado. Y define la entrega-recepción como el momento en que el que sale le pasa al que entra la documentación y el archivo generados en su cargo.

Se entrega lo que pide el proceso, pero el razonamiento casi nunca queda escrito. La conversación de pasillo donde alguien dijo «por ahí no, que en 2019 ya lo intentamos y nos fue como la mierda» no cabe en ninguna carpeta. Al que sale, le dan 30 días para meterlo en un sobre de manila.

A mí me pasó con el cambio del PUOS al PUGS. Tenía trámites abiertos, con criterios conversados y aceptados, y de un lunes a otro quien los aprobó ya no estaba. En ventanilla, hay una frase hecha: «ese señor ya no trabaja aquí». El expediente seguía completo, foliado y sumillado: un primor. Lo que faltaba era por qué se aceptó lo que se aceptó. El que llegó empezó de cero, de buena fe, porque no tenía de dónde sacarlo. Y a mí me tocó volver a explicar desde la lámina uno algo que ya estaba resuelto.

Si usted estuvo en la directiva de su barrio, conoce la versión sin arquitecto: el oficio pidiendo el muro de la quebrada, la promesa, el cambio de administrador y, otra vez, el mismo oficio, con otra fecha, otro número de trámite y la misma foto del talud.

Multiplique eso por toda la ciudad. En el Caso 51 conté que desde 2021 han pasado por la Administración Zonal La Mariscal diez personas y que ninguna ha completado un año; la que más aguantó, once meses. Escribí que cada relevo vuelve a aprender la misma cuadra y lo dejé en una sola frase. Me faltó preguntar lo obvio. Cuando llegó el décimo al edificio El Quinde, ¿alguien se sentó a contarle lo que sabían los nueve anteriores?

Y no es un invento de esta administración. Territorio cambió de cabeza con Rodas, Yunda, Guarderas y Muñoz, y en enero de 2024 hubo que cambiar hasta el letrero de la puerta.

Para el Atahualpa, busqué el estudio sísmico que el Ministerio del Deporte pagó en 2012 por unos 237.000 dólares y no lo encontré publicado. Primero pensé mal, que alguien lo tenía guardado bajo llave. Ahora creo que es algo más aburrido y bastante peor. Aunque exista, no hay a dónde ir a buscarlo. En julio de 2025, el MTOP volvió a tomar muestras del hormigón y, desde afuera, no hay cómo saber si partió de ese estudio o de cero.

Quito ya resolvió esto, aunque para otra cosa. Cada predio tiene un número catastral que no cambia cuando el abuelo muere y los nietos se pelean por la casa, ni cuando cambia el alcalde. El catastro tendrá sus líos (en marzo la Superintendencia sancionó al Municipio por no tenerlo al día), pero el número no se mueve. A las decisiones sobre ese lote, Quito nunca les puso número.

Afuera tampoco inventaron el agua tibia. En Colombia, desde 2005, el que se va deja, por ley, al que llega un informe de su gestión y de lo que queda en marcha, todavía sin el porqué, pero bastante más que el carné y las llaves. En Chile, cada proyecto público nace con un código que no se le cambia en ninguna etapa, y los estudios cuelgan de él, así que lo pagado en 2009 queda a la vista de quien quiera contratarlo de nuevo en 2026.

El Código Municipal de Quito ya dice que todos los sistemas del Municipio deben enlazarse a uno solo, el Sistema Metropolitano de Información. Pero en ninguno queda anotado por qué se escogió una obra y se descartó otra. Y usted, que se come todos los días el tráfico del intercambiador nuevo, no tiene cómo enterarse si salió de un estudio o de una corazonada. Para arreglarlo, se me ocurren dos cosas y ninguna requiere abrir otra oficina.

La primera es un anexo al acta que igual se va a firmar. Póngale el nombre que quiera; yo le digo memoria de decisiones. Cinco preguntas que contesta el que sale y se publican, salvo reserva legal: qué grandes decisiones se tomaron y con qué evidencia, qué se descartó y por qué, qué estudios se pagaron y en qué cajón quedaron, qué quedó a medias y, la más importante, qué sabe usted hoy que no sabía el día que se sentó en esa silla.

La segunda es darle a cada iniciativa urbana un número propio desde que nace, cuando todavía es un reclamo de la directiva del barrio, mucho antes del primer render, y colgar de ese número todo lo que venga después: el estudio, las alternativas descartadas, el contrato, la obra y lo que pasó cinco años más tarde, cuando ya nadie se acuerda de quién cortó la cinta.

Al que más le sirve es al que gane el 29 de noviembre, que va a entrar a esas oficinas tanteando la pared en busca del interruptor. Entre la elección y la posesión hay unos meses en los que a nadie le conviene que esto aún no exista. Después ya no.

Por eso mando un pedido, por escrito y con sello de recibido, a la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos y a la Secretaría General de Planificación del Municipio de Quito: que el acta de entrega-recepción de secretarios y directores incluya la memoria de decisiones, y que cada iniciativa urbana nazca con su número. Lo que contesten, o lo que no, lo cuento en otro caso.

Fuentes verificadas

— Acuerdo SGPR-2019-0107, Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, Registro Oficial Suplemento 487, 14 de mayo de 2019: artículos 3, 4 y 5; respaldo de las decisiones y la memoria de la administración pública, y entrega a los sustitutos de los archivos bajo resguardo, inventariados y con acta de entrega-recepción.

— Norma Técnica N.° DMGDA-NT-2023-002, agosto de 2023, que regula el Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos de los órganos y organismos del GAD DMQ.

— Instructivos de gestión documental de entidades del Municipio de Quito que aplican la Regla Técnica Nacional: término de treinta días para la elaboración del acta de entrega-recepción. [Confirmar documento específico.]

— Constitución de la República del Ecuador, artículo 231: declaración patrimonial jurada de las servidoras y servidores públicos al iniciar y al finalizar su gestión.

— Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito, capítulos sobre el Sistema Metropolitano de Información; Gobierno Abierto Quito: carácter integrador del SMI y obligación de que los sistemas municipales existentes y futuros se enlacen a él. [Consignar número de artículo.]

— Quito Informa, mayo de 2018, junio de 2020 y julio de 2021: designaciones de titulares de Movilidad y de Territorio, Hábitat y Vivienda.

— Quito Informa, 11 de enero de 2024: la Secretaría de Territorio, Hábitat y Vivienda pasa a ser Secretaría de Hábitat y Ordenamiento Territorial.

— Quito Informa, 10 de mayo de 2024: aprobación de la actualización del PMDOT-PUGS por el Concejo Metropolitano.

— Primicias y Teleamazonas, 16 y 29 de diciembre de 2025: anuncio de catorce cambios sobre unas sesenta entidades municipales y declaraciones del alcalde sobre la estabilidad en Movilidad.

— Consejo Nacional Electoral, calendario electoral 2026: elecciones seccionales el domingo 29 de noviembre de 2026.

— El Telégrafo, 31 de agosto de 2012: contratación del estudio de vulnerabilidad sismorresistente del Estadio Olímpico Atahualpa por aproximadamente USD 237.000.

— La Hora, 23 de julio de 2025: visita de técnicos del MTOP al Estadio Olímpico Atahualpa y toma de muestras de hormigón, vigas y suelo.

— Superintendencia de Ordenamiento Territorial, Uso y Gestión del Suelo, Resolución SOT-INAR-DIS-2026-016, 11 de marzo de 2026: sanción al GAD DMQ por incumplimientos en la actualización y remisión de información catastral.

— Congreso de la República de Colombia, Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión: obligación de los servidores públicos de todos los órdenes, incluido el municipal, de entregar a quien los sustituye un informe de su gestión y de los asuntos a su cargo.

— Sistema Nacional de Inversiones de Chile, Ministerio de Desarrollo Social y Familia, Banco Integrado de Proyectos: código BIP único y correlativo que se mantiene durante las distintas etapas de la iniciativa.

— Fundación Periodistas Sin Cadenas / Unidad de Investigación Tierra de Nadie / PlanV, «Un nudo criminal en la Plaza Foch estrangula a La Mariscal», 2 de julio de 2026: diez administradores zonales desde 2021 y permanencia máxima de once meses.

— Quito Caso a Caso, Caso 51: «El tiempo de la lanfor»; y Caso 53: «El Atahualpa está feo».